Optimieren Sie HR: Die besten Tipps für KI und Datenschutz

In diesem Beitrag erhalten Sie die besten Tipps für KI und Datenschutz in HR, damit Sie Ihre Personalprozesse optimal automatisieren und dabei rechtliche Vorgaben sicher einhalten. Denn obwohl künstliche Intelligenz enorm bei Routinetätigkeiten unterstützt und schnellere Personalentscheidungen ermöglicht, birgt sie auch Risiken für den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. Gute Nachrichten: Mit klaren Prozessen, einer durchdachten Technik und regelmäßigen Schulungen meistern Sie dieses Zusammenspiel aus Effizienz und Sicherheit leichter als gedacht.

Warum KI in HR wertvoll ist

KI-Anwendungen im Personalwesen sind längst mehr als nur Zukunftsmusik. Studien zeigen, dass rund zwei Drittel der Unternehmen bereits KI-Lösungen im Einsatz haben und damit beispielsweise Prozesse in der Personalverwaltung, beim Recruiting oder im Performance Management verschlanken (Legal Nodes). Umso wichtiger ist es, mögliche Sicherheitslücken zu schließen, damit diese Modernisierung nicht zum Datenschutzrisiko wird.

Automatisierung entlastet die HR-Arbeit

Je mehr standardisierte Abläufe Sie mithilfe von KI automatisieren, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für wirklich entscheidende HR-Aufgaben, die menschliches Feingefühl und Kommunikation erfordern. Etwa bei:

• Bewerbervorauswahl: Tools wie Lever TRM oder Greenhouse sortieren automatisiert CVs und können Bias reduzieren, indem sie Bewerberdaten anonymisieren (Rippling).
• Personalverwaltung: Viele Unternehmen setzen KI bereits für Gehaltsabrechnungen, Personalaktenverwaltung und Benefits-Management ein.
• Performance Evaluation: KI erhält Feedback zu Mitarbeitenden, fasst es zusammen und unterstützt Sie bei Entscheidungshilfen, ohne jeden Schritt manuell prüfen zu müssen.

Gute Nachrichten: Diese Automatisierung ist zwar technisch anspruchsvoll, Sie müssen aber kein IT-Profi sein, um davon zu profitieren. Mit sorgfältig ausgewählten Tools und klaren Richtlinien stärken Sie sogar das Vertrauen in HR-Abteilungen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre HR-Prozesse durch KI intelligent verbessern – sicher, effizient und vollständig DSGVO-konform.

Datenbasierte Entscheidungen treffen

KI-Systeme liefern wertvolle Einblicke, indem sie große Datenmengen in kurzer Zeit analysieren. So erkennen Sie:

• Muster im Rekrutierungsprozess, wie häufige Abbruchraten.
• Potenzielle Fluktuationsfaktoren, etwa sinkende Mitarbeiterzufriedenheit vor Kündigungen.
• Regionale Unterschiede bei Gehältern, Benefits und Schulungsbedarf.

Mit datenbasierten Vorhersagen lassen sich gezielte Maßnahmen ergreifen, die das Unternehmen langfristig voranbringen. Aber Vorsicht: Wo viel analysiert wird, fallen auch viele Daten an, die teils hochsensibel sind. Sie brauchen deshalb gut dokumentierte Datenschutzkonzepte.

Gesetzliche Grundlagen beachten

Bevor Sie voll durchstarten, lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen. Immer mehr Länder definieren Gesetze oder Verordnungen, die KI-Einsatz im Personalwesen genau regeln, zum Beispiel durch Kennzeichnungspflichten oder Audits.

EU AI Act und lokale Regelungen

Seit dem 1. August 2024 gilt in der EU mit dem sogenannten AI Act der erste umfassende Rechtsrahmen für KI (The Employer Report). Einstufungen in „High-Risk“-Kategorien betreffen speziell den HR-Bereich, wie etwa Bewerberauswahl und Leistungsbeurteilung. Dementsprechend müssen:

• KI-Systeme transparent dokumentiert werden, damit Bewerber und Mitarbeitende wissen, dass Algorithmen im Einsatz sind.
• Klare Governance-Strukturen für KI eingerichtet werden, zum Beispiel die Einbindung eines Data Protection Officers (DPO).
• Risikobewertungen und Audits erfolgen, die Datensicherheit, Fairness und Ethik betreffen.

Auch einzelne Länder verschärfen die Vorgaben. In den USA existiert ein Flickenteppich aus Bundes- und Staatsgesetzen. In New York City müssen Arbeitgeber seit 2023 bestimmte KI-Tools unabhängig auditieren lassen, um Diskriminierung vorzubeugen. Illinois verbietet ab 2026 diskriminierende HR-AI-Lösungen und schreibt vor, Bewerbende zu informieren, wenn KI zum Einsatz kommt.

Datenschutzgesetze wie DSGVO

Obwohl der Einsatz von KI in HR viele Chancen eröffnet, müssen Sie selbstverständlich weiterhin die Regeln aus der DSGVO einhalten und dabei sämtliche personenbezogenen Daten schützen. Gerade wenn KI-Systeme große Datenmengen sammeln und verarbeiten, ist die Einhaltung der Grundsätze wie Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz essenziell. Das bedeutet konkret:

• Prüfen Sie sorgfältig, welche Daten wirklich nötig sind.
• Schaffen Sie interne Prozesse, um Auskunftsersuchen schnell zu beantworten.
• Achten Sie darauf, dass extern verwendete KI-Tools DSGVO-konform arbeiten und anerkannte Sicherheitsstandards erfüllen.

Möchten Sie mehr über grundlegende Datenschutzpflichten bei Personalakten erfahren, hilft Ihnen unsere Übersicht zu: Wchtige Regeln für Personaldatenschutz am Arbeitsplatz weiter.

Die besten Tipps für KI und Datenschutz

Wie setzen Sie nun KI-Lösungen ein, ohne dabei gegen Datenschutzvorschriften zu verstoßen? Im Folgenden finden Sie praxisnahe Anregungen. Keine Sorge: In vielen Fällen lassen sich diese Schritte schrittweise umsetzen.

Verantwortungsvoll Daten sammeln

Häufig unterschätzen Unternehmen, wie wichtig es ist, schon beim Erheben der Daten die richtigen Weichen zu stellen. KI lernt schließlich aus dem bereitgestellten Material. Achten Sie auf:

1. Einwilligung und Aufklärung: Holen Sie eine klare Zustimmung zur Datennutzung für KI-Analysen ein. Geben Sie Mitarbeitenden Gelegenheit, Fragen zu stellen.
2. Zweckbindung: Dokumentieren Sie, wofür Sie die Daten sammeln (z. B. für die Personalentwicklung).
3. Datenqualität und -pflege: Veraltete Datensätze führen zu fehlerhaften KI-Analysen. Halten Sie Ihre Personaldaten stets aktuell und vermeiden Sie Doppelungen.

Halten Sie sich hier an eine einfache Regel: Sammeln Sie nur jene Daten, die für den jeweiligen KI-Prozess absolut erforderlich sind. Damit signalisieren Sie nicht nur Respekt gegenüber den Mitarbeitenden, sondern sparen auch Speicherplatz und reduzieren Ihr Haftungsrisiko.

Technische Tools und Sicherheitskonzepte

Ganz ohne passende Technik lassen sich KI-Projekte nicht umsetzen. Dabei zählt vor allem, dass Ihre HR-Software nicht nur effizient, sondern auch sicher ist. Zum Beispiel:

• Verwendung geprüfter KI-Lösungen: Tools wie BambooHR oder Greenhouse verfügen über integrierte Sicherheitsfunktionen, Verschlüsselungsstandards und Compliance-Zertifizierungen (Rippling).
• Datentransfer minimieren: Prüfen Sie, ob alle Daten lokal verarbeitet werden können oder ob Cloud-Lösungen nötig sind. Wenn ja, verwenden Sie Verschlüsselung und dedizierte Firewalls.
• Datenanonymisierung: Lösungen wie Datenanonymisierung in KI mit MaskUI helfen, personenbezogene Felder zuverlässig unkenntlich zu machen. So sichern Sie sich doppelt ab, falls doch einmal Daten nach außen dringen.

Laut einer Untersuchung von HR Executive fühlen sich nur rund 13 % der Unternehmen gut vorbereitet auf die Absicherung ihrer KI-Systeme in HR (HR Executive). Gute Nachrichten: Mit klaren Richtlinien und dem richtigen Partner für Datensicherheit ist es einfacher, als es zunächst scheint.

Künstliche Intelligenz ohne Bias

Ein wesentlicher Stolperstein bei KI in HR ist die Gefahr unbewusster Diskriminierung (Bias). Sobald Ihre KI historisch verzerrte Datensätze erhält, kann sie Benachteiligungen etwa aufgrund von Geschlecht oder Herkunft fortführen. Die Lösung: sorgfältige Datenaufbereitung und regelmäßige Prüfungen. Hier ein kurzer Überblick:

Regelmäßige Audits sind dabei Pflicht. Testen Sie Ihre Modelle in realen Szenarien, um mögliche Verzerrungen früh zu erkennen. Bei Verdacht ist menschliche Kontrolle unumgänglich (Stichwort „Human in the loop“).

Mitarbeiter schulen und einbinden

Technische Sicherheitsmaßnahmen sind wichtig, aber oft sind es die Mitarbeitenden selbst, die die erste Verteidigungslinie gegen Datenschutzverstöße bilden. Wer versteht, warum KI-Datenschutz nötig ist, verhält sich verantwortungsbewusster und erkennt mögliche Probleme schneller.

Kommunikation und Transparenz

Informieren Sie Ihr Team regelmäßig darüber, welche KI-Systeme eingesetzt werden, und welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden. Nutzen Sie dazu:

• Kurze Schulungen oder Lernvideos mit praktischen Beispielen.
• Klar verständliche Merkblätter, die Sie im Intranet bereitstellen.
• Interaktive „Frage-und-Antwort“-Runden, bei denen offene Punkte zur Sprache kommen.

Gerade in Deutschland erwarten Mitarbeitende, dass ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Wenn Sie ihnen deutlich machen, dass der KI-Einsatz sie nicht ausspioniert, sondern Arbeitsabläufe verbessern soll, fördern Sie das Vertrauen in die Tools.

Human in the loop

Prüfen Sie wichtige Entscheidungen, die ein algorithmisches System trifft, immer nochmals durch einen Menschen, bevor Sie das Ergebnis umsetzen. Der US Department of Labor fordert ausdrücklich, dass KI-Entscheidungen in Anstellungs- oder Beförderungsfragen eine menschliche Bewertung einschließen sollen (The Employer Report). Damit:

• Erkennen Sie früh eventuelle Fehlermuster.
• Verhindern Sie, dass ein fehlerhafter Algorithmus das letzte Wort hat.
• Signalisiert das HR-Team: Wir übernehmen Verantwortung und agieren nicht blind nach KI-Ergebnissen.

Stärken Sie außerdem die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden, damit sie selbständig prüfen können, wie KI-Empfehlungen zustande kommen. So beugen Sie automatisch Missverständnissen und Argwohn vor.

Regelmäßige Audits durchführen

Selbst das durchdachteste KI-System kann im Lauf der Zeit neue Schwachstellen entwickeln, wenn etwa Software-Updates vorgenommen werden oder sich Datengrundlagen ändern. Genau hier kommt das Thema Audit ins Spiel.

Adäquate Risikoanalysen

Führen Sie in sinnvollen Abständen Risikoanalysen für Ihre KI-Tools durch. Was kann schieflaufen? Wo lagern Sie Daten? Welche Schnittstellen bestehen zum Rest der IT-Infrastruktur? Bewerten Sie, ob einzelne KI-Anwendungen möglicherweise gegen DSGVO-Grundsätze verstoßen oder Diskriminierungspotenzial haben. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest, um sie bei Bedarf gegenüber Aufsichtsbehörden oder Betriebsräten zu belegen.

• Starten Sie mit einer Checkliste, die Sie laufend erweitern können.
• Integrieren Sie die Prüfungen in bestehende Datenschutzaudits.
• Benennen Sie Verantwortliche, die Änderungsbedarfe und Fristen festlegen.

Wenn Sie tiefer in das Thema Automatisierung und Datenschutz eintauchen möchten, lohnt sich der Blick in die besten Tipps für Automatisierung und Datenschutz in HR.

Von Talentmanagement bis Personalentwicklung: Entdecken Sie bewährte Methoden, um KI und Datenschutz erfolgreich in Einklang zu bringen.

Externe und interne Kontrollen

Neben den internen Prüfungen haben Sie auch die Möglichkeit, externe Datenschutzaudits durchführen zu lassen. Gerade bei hochsensiblen Anwendungen bietet sich eine Independent Audit Stelle an. Das zeigt:

• Ihrem Team, dass Sie Datenschutz sehr ernst nehmen.
• Aufsichtsbehörden, dass Sie sich proaktiv kümmern.
• Geschäftspartnern, dass Sie anerkannte Standards einhalten und Vertrauen schaffen.

Gute Nachrichten: Externe Audits sind oft weniger zeitaufwendig als gefürchtet, weil Experten gezielt Fragen stellen und Ihnen passgenaue Empfehlungen liefern. So können Sie eventuelle Schwachstellen systematisch und zeitnah beheben.

Fazit und nächste Schritte

Die umfangreiche Nutzung von KI-Systemen bietet Ihnen in HR enorme Vorteile, von effektiver Personalplanung bis hin zur schnelleren Abwicklung alltäglicher Verwaltungsaufgaben. Wichtig ist, dass Sie Datenschutz und Ethik nicht aus den Augen verlieren. Fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen:

1. Integrität der Daten sicherstellen: Sammeln Sie nur die Daten, die wirklich nötig sind, und sorgen Sie für regelmäßige Aktualisierungen.
2. Gesetze und Richtlinien kennen: Halten Sie Vorgaben wie den EU AI Act, lokale Gesetze sowie die DSGVO ein.
3. Künstliche Intelligenz laufend prüfen: Audits und menschliche Kontrolle (Human in the loop) decken potenzielle Diskriminierungen sowie Sicherheitslücken frühzeitig auf.
4. Mitarbeitende sensibilisieren: Schaffen Sie eine Kultur der Transparenz. Schulen Sie Mitarbeitende und binden Sie sie ein, damit sie aktiv beim Datenschutz mitwirken.
5. Technische Tools und Innovation nutzen: KI-Lösungen wie BambooHR, Lever TRM oder Tools von Private AI sind großartige Beispiele moderner Technologien, die Datensicherheit unterstützen.

Sie sehen, die besten Tipps für KI und Datenschutz in HR sind durchaus konkret und umsetzbar. Beginnen Sie mit einem kleinen Schritt, etwa einer Datenschutzschulung für das Team oder der Einführung eines sicheren Tools für die automatische Datenerfassung. Testen Sie, evaluieren Sie und passen Sie gegebenenfalls nach. So wird KI zur echten Chance, das HR-Management weiter zu professionalisieren, ohne Datenschutzrisiken zu verschärfen.

Wenn Sie außerdem erfahren möchten, wie Sie Mitarbeiterdaten sicher und effizient verwalten, empfehlen wir Ihnen die Lektüre: So schützen Sie Ihre Daten: Datenschutz für Mitarbeitersteuerung. Damit behalten Sie den Überblick und können ohne schlechtes Gewissen von den Vorteilen der KI profitieren.

Gute Nachrichten: Schon mit kleinen Maßnahmen legen Sie die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, und das honorieren Ihre Mitarbeitenden, die Führungsebene und nicht zuletzt die Datenschutzbehörden. Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Matthias Mut

Experte in KI und Automatisierung bei der Falktron GmbH.

Spaß an Entwicklung, Fortschritt & Rapid Prototyping.

m.mut@falktron.de

Kostenloses Kennenlernen buchen