Wichtige Regeln für Personaldatenschutz am Arbeitsplatz: Ein Leitfaden

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche wichtige Regeln für Personaldatenschutz am Arbeitsplatz gelten. Gerade in großen und mittleren Unternehmen kommt es darauf an, sensible Mitarbeiterdaten rechtskonform und sicher zu handhaben. Laut einer Erhebung in den USA gab es allein im ersten Halbjahr 2022 rund 817 öffentlich gemeldete Datenpannen, von denen fast 53 Millionen Menschen betroffen waren (Oloid). Ein Großteil dieser Vorfälle betrifft auch unternehmensinterne Informationen, die im Rahmen der Personalverwaltung erhoben werden. Damit solche Szenarien in Ihrem Unternehmen möglichst nicht eintreten, macht es Sinn, den Schutz von Personaldaten konsequent und mit passenden Maßnahmen umzusetzen.

Gute Nachrichten: Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die technische Absicherung sind einfacher zu bewerkstelligen, als es auf den ersten Blick vielleicht scheint. Sie müssen weder IT-Expertin noch Jurist sein, um tragfähige Datenschutzroutinen zu etablieren und Ihre Beschäftigten aktiv zu schützen.

Nachfolgend erhalten Sie einen übersichtlichen Einblick in die wichtigsten Pfeiler des Personaldatenschutzes, inklusive praktischer Tipps, wie Sie alle Auflagen in Ihrem Arbeitsumfeld effektiv und transparent umsetzen können.

Gesetze und Pflichten verstehen

Beim Personaldatenschutz dreht sich vieles um die Einhaltung aktueller Regelungen. In Deutschland und Europa ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) maßgeblich, während international weitere Vorschriften greifen können, etwa der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA oder das Lei Geral de Protecao de Dados (LGPD) in Brasilien. Doch keine Sorge, Sie müssen nicht jedes Detail dieser Gesetze auswendig kennen. Es reicht, die wichtigsten Punkte zu verstehen und in Ihrem Unternehmen strukturiert umzusetzen.

Die DSGVO im Überblick

Die DSGVO gibt den Rahmen dafür vor, welche Daten Sie für welche Zwecke verarbeiten dürfen. Nach dieser Verordnung gelten folgende Prinzipien:

• Datenminimierung: Erheben Sie nur Daten, die Sie wirklich für einen legitimen HR-Zweck benötigen, zum Beispiel Gehaltsabrechnung oder Kontaktinformationen im Notfall.
• Transparenz: Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber, welche Daten erfasst, gespeichert und gegebenenfalls weitergegeben werden.
• Zweckbindung: Verwenden Sie die betreffende Information ausschließlich für den angegebenen Zweck.
• Sicherheit: Treffen Sie technische und organisatorische Maßnahmen, um die personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Verstöße gegen die DSGVO können nicht nur teuer werden (Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes), sondern auch das Vertrauen Ihrer Beschäftigten nachhaltig untergraben (CookieYes).

Erfahren Sie, wie Sie sensible Mitarbeiterdaten verlässlich schützen und dabei alle gesetzlichen Anforderungen am Arbeitsplatz erfüllen.

Datenschutz in internationalen Unternehmen

Sind Sie in mehreren Ländern aktiv, müssen Sie länderspezifische Gesetze ebenso beachten. So schreibt die CCPA in Kalifornien beispielsweise vor, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden Einblick in gespeicherte persönliche Daten geben und sie über Erhebung, Verwendung, Weitergabe und Verkauf informieren müssen. Die LGPD in Brasilien setzt ebenfalls hohe Standards, unter anderem zu grenzüberschreitenden Datenübermittlungen.

Für die meisten Unternehmen lohnt sich ein einheitliches Datenschutzkonzept, das die strengsten Regeln abdeckt. So sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie international agieren oder Remote-Standorte betreiben.

Ihr Vorteil durch Compliance

Indem Sie alle Vorgaben anerkennen und überzeugend umsetzen, schaffen Sie Vertrauen und Rechtssicherheit. Gerade bei sensiblen Personaldaten sind offene Kommunikation und korrekte Prozesse ein starkes Signal an Ihr Team. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Gesetze praktisch anwenden, werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel Verstehen Sie die Datenschutzgesetze in Deutschland leicht.

Gut zu wissen: Compliance senkt das Risiko von Imageschäden und stärkt Ihre Arbeitgebermarke. Ihre Beschäftigten sehen, dass Sie verantwortungsvoll handeln, was die Mitarbeiterbindung zusätzlich fördert.

Technische Sicherheitsmaßnahmen etablieren

Neben den rechtlichen Fragen ist die technische Sicherung Ihrer Personaldaten einer der wichtigsten Schritte. Immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten heutzutage von zu Hause oder greifen von extern auf Unternehmenssysteme zu. Deshalb sollten Sie gezielt auf moderne Sicherheitslösungen setzen, damit persönliche Informationen zuverlässig geschützt werden.

Systeme und Zugriffsrechte richtig organisieren

Eine solide Basis für den Personaldatenschutz ist das sogenannte Identity und Access Management (IAM). Darunter verstehen Sie die Verwaltung von Benutzerkonten, Passwörtern und Berechtigungen. Ziel ist, nur autorisierten Personen Zugriff auf die jeweils relevanten HR-Daten zu geben.

Empfehlungen für ein gutes Zugriffsmanagement:

• Individuelle Log-ins: Jede Person bekommt ein eigenes Konto, das nicht mit anderen geteilt wird.
• Rollenspezifische Zugriffsrechte: HR-Fachkräfte sehen andere Daten als Abteilungsleiterinnen, die nur auf Leistungsbeurteilungen zugreifen müssen.
• Regelmäßige Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass ausgeschiedene Mitarbeitende sofort deaktiviert werden und Zugriffsrechte aktualisiert sind, sobald Personen die Abteilung wechseln.

Gute Antivirus- und VPN-Lösungen nutzen

Zusätzlich brauchen Sie unbedingt aktuelle Firewall- und Antivirenprogramme auf allen Geräten, ob festinstallierter Bürorechner oder Laptop im Homeoffice. Laut Forschung sind veraltete Schutzprogramme eine häufige Ursache für erfolgreiche Hackerangriffe (Oloid).

Sobald Ihr Team sich von unterwegs ins Firmennetz einwählt, wird ein Virtual Private Network (VPN) fast unverzichtbar. Ein VPN verschlüsselt sämtliche übertragenen Daten und macht es für Außenstehende schwieriger, Gespräche oder Dokumentzugriffe abzufangen (Oloid).

Notfallkonzept und regelmäßige Sicherheitsupdates

Ein Notfall- oder Incident-Response-Plan sollte festlegen, was zu tun ist, wenn es trotz aller Vorkehrungen zu einem Datenleck kommt. Wer benachrichtigt wen, welche Schnittstellen werden sofort geschlossen, und wie geht das Unternehmen transparent damit um?

Auch regelmäßige Sicherheitsupdates zählen hierher. Schützen Sie Ihre HR-Software, Ihr Abrechnungssystem und sämtliche Geräte durch rechtzeitige Updates, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen.

Tipp: Falls Sie bei digitalen Tools nicht ganz sicher sind, wie Sie diese am besten absichern, kann es sinnvoll sein, externe IT-Dienstleister oder spezialisierte Berater an Bord zu holen.

Mitarbeitersensibilisierung und -schulung

All die besten Security-Tools und Richtlinien nützen wenig, wenn die Belegschaft unsicher mit persönlichen Daten umgeht. Meist sind es nämlich nicht die hochkomplexen Hackerangriffe, sondern kleine Unachtsamkeiten, die zum Sicherheitsproblem werden: etwa ein verlorenes USB-Laufwerk oder ein ungesichertes Dokument, das intern weitergegeben wird.

Datenschutz-Schulungen einführen

Sensibilisieren Sie Ihr Team regelmäßig — zum Beispiel halbjährlich oder jährlich — durch kompakte Datenschutz-Trainings. Dort sollten die wichtigsten Regeln und Praxisfälle erläutert werden. Etwa:

• Was tun, wenn ein Kollege versehentlich Zugriff auf fremde Gehaltsdaten erhält?
• Wie geht man mit E-Mail-Anhängen um, die personenbezogene Daten enthalten?
• Wie funktioniert sicheres Speichern und Löschen von Dateien?

Statistiken zeigen, dass ungefähr 43 % aller Firmen, die keine systematische Compliance-Schulung durchführen, in Audits durchfallen, während nur 3 % der gut geschulten Betriebe betroffen sind (TriNet).

Klare Verhaltensregeln und Checklisten

Damit sich das Gelernte im Arbeitsalltag festigt, empfiehlt sich eine kurze Checkliste, die jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zur Hand haben kann, zum Beispiel als Poster im Pausenraum oder als PDF im Intranet. Darauf könnte stehen:

1. Teilen Sie niemals Passwörter, auch nicht mit Kolleginnen oder Kollegen.
2. Melden Sie Sicherheitsvorfälle umgehend an die zuständige Stelle.
3. Verschlüsseln Sie E-Mails mit sensiblen Inhalten.
4. Schließen Sie nie fremde USB-Sticks an Firmengeräte an.

Wenn Sie Ihre Personalrichtlinien anpassen wollen, schauen Sie gern in unseren Artikel Datenschutzrichtlinien für Mitarbeiter. Dort finden Sie weitere Tipps, wie Sie klare Grundsätze für alle Beschäftigten definieren.

Ermutigen Sie Ihr Team: Geringe Fehlerquoten entstehen nur, wenn alle bewusst mit Daten umgehen. Diese Kultur braucht manchmal etwas Zeit, zahlt sich aber enorm in Vertrauensaufbau und Sicherheit aus.

Learning-by-doing: Praxisfälle simulieren

Ein bewährter Ansatz sind kurze Planspiele oder simulierte Phishing-Angriffe, bei denen Mitarbeitende gefälschte Mails bekommen, um ihre Wachsamkeit zu testen. Sie messen, wie viele Beschäftigte Links unkritisch öffnen, und geben anschließend Feedback. So üben alle, sensible Aktionen zu hinterfragen, ohne Scheu vor großen Technikfragen zu haben.

Freuen Sie sich, es ist leichter umgesetzt, als man oft annimmt. Wenn Sie solche Übungen in angenehmer Atmosphäre veranstalten, wächst das Sicherheitsbewusstsein überall im Unternehmen.

Neue technologien sicher nutzen

In HR-Abteilungen gewinnt die Digitalisierung rasch an Bedeutung: Von cloudbasierten HR-Lösungen bis hin zu Künstlicher Intelligenz für Bewerberauswahl und Mitarbeiterentwicklung. Diese Innovationen versprechen Zeitersparnis und fundierte Entscheidungen, erfordern jedoch spécial, dass Sie den Schutz persönlicher Daten im Blick behalten.

Automatisierung mit KI: Chancen und Datenschutz

KI-Systeme können HR-Prozesse enorm beschleunigen, beispielsweise bei der Vorauswahl von Bewerberinnen und Bewerbern. Doch solche Tools greifen oft auf große Datenmengen zu. Ob Lebensläufe, Leistungsbeurteilungen oder sogar Gesundheitsdaten — hier liegen viele sensible Informationen, die Sie nach den Prinzipien der DSGVO respektieren müssen.

Achten Sie bei externen Anbietern darauf, dass Daten ausschließlich in der EU oder in DSGVO-konformen Rechenzentren verarbeitet werden. Vergewissern Sie sich, dass die KI-Anbieter ebenso strenge Richtlinien haben wie Sie. Schauen Sie sich auch gern unseren Artikel Die besten Tipps für Automatisierung und Datenschutz in HR an, wenn Sie erste Schritte mit digitalen Tools planen.

Anonymisierung und Pseudonymisierung mit MaskUI

Eine weitere Maßnahme ist die Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Personaldaten. Moderne Dienste wie MaskUI unterstützen Sie bei der automatischen Erkennung und Schwärzung sensibler Inhalte in Texten oder Dokumenten. Damit können Sie interne Auswertungen durchführen, ohne echte Namen oder Adressen sehen zu müssen, was Fehlgriffe reduziert.

Solche Tools analysieren hochgeladene Dateien, extrahieren potenziell personenbezogene Felder wie Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer oder Bankdaten und ersetzen sie durch neutrale Labels. Damit liegt Ihnen zwar weiterhin eine Datenbasis für Auswertungen vor, aber kein Unbefugter kann Rückschlüsse auf konkrete Personen ziehen.

Falls Sie genauer wissen möchten, wie eine sichere KI in Ihrer HR-Praxis aussehen kann und wo die Grenzen liegen, empfehlen wir auch unseren Artikel So schützen Sie Ihre Daten: Datenschutz für Mitarbeitersteuerung.

PrivateGPT: Generative Technik mit Sicherheitsplus

Große Sprachmodelle und Chatbots wie ChatGPT öffnen neue Möglichkeiten, interne Vorgänge zu automatisieren: Sei es beim Erstellen von Stellenanzeigen oder bei der Auswertung von Mitarbeiterfeedback. Viele Unternehmen fürchten jedoch Datenlecks, wenn sensible Informationen an externe Server geschickt werden.

Hier bieten Lösungen wie PrivateGPT eine Variante, bei der lediglich anonymisierte Daten an die KI übermittelt werden. Das bedeutet, dass personenbezogene Details gezielt herausgefiltert oder verschlüsselt werden, bevor sie in die Modellverarbeitung gehen. So bleibt die KI-Funktion erhalten, Sie wahren aber die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden.

Es ist wichtig, kritisch zu hinterfragen, wo Ihre Daten landen und wie sichergestellt wird, dass sie nicht zweckentfremdet werden. Doch keine Angst, Sie müssen nicht auf diese zukunftsweisenden Werkzeuge verzichten. Mit einem angepassten Sicherheitskonzept lässt sich eine Balance zwischen innovativen Ideen und datenschutzkonformer Umsetzung finden.

Zero Trust und weitere Konzepte

Ein empfehlenswerter Sicherheitsansatz ist das Zero-Trust-Modell. Dabei gehen Sie grundsätzlich davon aus, dass weder externe noch interne Systeme automatisch vertrauenswürdig sind. Jede Anfrage, jeder Datenzugriff wird einzeln geprüft, bevor das System die entsprechenden Informationen freigibt (TriNet).

Zusätzlich können Sie mithilfe von Machine Learning verdächtiges Verhalten in Echtzeit erkennen, zum Beispiel untypisch große Downloads oder ungewöhnliche Zugriffszeiten. Darauf aufbauend lässt sich ein Alarm auslösen oder der Zugriff blockieren. So wird die fortschreitende Digitalisierung zum Vorteil für Ihre Sicherheitsarchitektur — statt zu einem zusätzlichen Risiko.

Richtlinien und Reaktionspläne erstellen

Regeln allein reichen nicht aus, wenn sie nicht leicht auffindbar und praxisnah sind. Deshalb ist es sinnvoll, in Ihrem Unternehmen eindeutige Richtlinien für den Umgang mit Personaldaten festzuhalten und konkrete Abläufe für Sicherheitsvorfälle zu definieren.

Datenschutzrichtlinien im Unternehmen verankern

Erstellen Sie eine nachvollziehbare Datenschutzrichtlinie, die nicht nur juristische Anforderungen erfüllt, sondern auch Handlungsempfehlungen für den Alltag bereithält. Typische Bestandteile wären:

• Zweck und Geltungsbereich (welche Bereiche und Daten fallen darunter?)
• Rollen und Verantwortlichkeiten (wer ist Datenschutzbeauftragte oder -beauftragter, wer ist zuständig für technische Aspekte?)
• Erlaubte und verbotene Umgangsweisen (z. B. kein Speichern privater Datenbestände in der Personalakte)
• Meldewege (wie und an wen melden Mitarbeitende auffällige Fälle?)
• Dokumentation und Protokolle (wo zeichnen Sie Änderungen an Mitarbeiterdaten auf?)

Diese Richtlinien sollten Sie neu eingestellten Personen im Onboarding-Prozess vorstellen und bei Bedarf aktualisieren, etwa wenn neue Tools eingeführt werden. Vergessen Sie nicht, dass auch Software-Updates oder Restrukturierungen in HR-Abteilungen Auswirkungen auf Ihre Richtlinien haben können.

Krisenreaktion: Handlungsplan für Datenlecks

Trotz aller Vorkehrungen ist ein Restrisiko nie völlig ausgeschlossen. Daher empfiehlt es sich, einen Notfallplan für Datenlecks oder mutmaßliche Verstöße zu erstellen. Dieser Plan legt fest:

1. Wer ist im Ernstfall Teil des Krisenteams?
2. Wie informieren Sie betroffene Mitarbeitende und gegebenenfalls Behörden?
3. Welche Kommunikationskanäle nutzen Sie für zeitnahe Updates?
4. Wann und wie führen Sie eine Untersuchung durch, um die Ursache zu identifizieren?

Schnelle und koordinierte Reaktionen können Schäden begrenzen und Vertrauen erhalten. Viele Firmen scheitern vor allem daran, dass sie erst im Ernstfall überlegen, wie sie handeln sollen. Ein fertiger Ablaufplan wirkt dem entgegen.

Von Zugriffsrechten bis Speicherfristen – entdecken Sie die wichtigsten Datenschutzregeln und wie Sie sie technisch wie organisatorisch umsetzen.

Laufende Prüfung und Audit

Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihre Richtlinien und Pläne noch zeitgemäß sind. Dabei können externe Auditorinnen und Auditoren helfen, mögliche Schwachstellen aufzudecken. Eine unabhängige Stelle kontrolliert, ob Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, ob Löschfristen beachtet werden oder ob technische Maßnahmen (etwa Firewalls) tatsächlich auf dem neuesten Stand bleiben.

Statistiken der vergangenen Jahre zeigen, dass rund 31 % jener Unternehmen, die eine Compliance-Prüfung nicht bestanden, anschließend Opfer eines Datenlecks wurden — bei Unternehmen, die den Test bestanden haben, waren es lediglich 3 % (TriNet). Wer sich rechtzeitig mit Audits und Prüfungen beschäftigt, reduziert also bekanntermaßen das Risiko ganz erheblich.

Mehrwert für die Unternehmenskultur

Erklären Sie den Sinn und Zweck dieser Prozesse deutlich. Häufig wird Datenschutz als bürokratische Last empfunden, doch wenn Sie die Belegschaft einbinden, wird klar, dass es vor allem um ihre Sicherheit geht. Mitarbeiterdaten können bei einem Leak schnell zu Identitätsdiebstahl oder Rufschädigung führen. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben einhalten, sondern sich aktiv für die Privatsphäre Ihres Teams einsetzen.

Möchten Sie Ihre bestehenden Maßnahmen ausbauen? Schauen Sie sich gerne an, wie andere Unternehmen die besten Tipps für KI und Datenschutz in HR umsetzen, oder wie man Daten effizient und DSGVO-konform mit Anonymisierungslösungen nutzen kann, zum Beispiel in Daten effizient und DSGVO-konform nutzen mit MaskUI.

Zusammenfassung und nächster schritt

Der Personaldatenschutz erfordert verschiedene Bausteine, die gemeinsam wirken:

1. Sie beachten gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO, CCPA oder LGPD und setzen auf Transparenz sowie Datenminimierung.
2. Sie sichern Ihre Systeme durch Zugriffsmanagement, modernste Antivirus-Software, VPNs und regelmäßige Updates.
3. Sie schulen Ihr Team, indem Sie praxisnahe Datenschutztrainings und klare Verhaltensregeln bereitstellen.
4. Sie integrieren neue Technologien sorgsam, anonymisieren Daten wo möglich und prüfen KI-Anbieter auf Sicherheitskonzepte.
5. Sie erstellen verbindliche Richtlinien und Reaktionspläne, damit Sie im Ernstfall schnell und koordiniert handeln können.

Wichtig ist vor allem, dass Sie all diese Punkte nicht als starres Regelwerk begreifen, sondern als lebendiges Konzept, das sich an den Alltag Ihrer Belegschaft anpasst. Ein gut gemachtes Datenschutzmanagement stärkt nicht nur Ihre Rechtssicherheit, sondern auch das Fundament Ihrer Unternehmenskultur.

Sie müssen nicht alles auf einmal perfekt machen. Wählen Sie ruhig einen konkreten Schritt aus: Vielleicht starten Sie mit einer Übersicht über alle Personaldaten, die Sie aktuell erfassen oder verteilen Sie zunächst eine kleine Checkliste zu sicheren Passwörtern? Sobald Sie Transparenz schaffen und erste Maßnahmen umsetzen, gewinnen Sie rasch an Sicherheit.

Denken Sie daran: Jede Investition in den Personaldatenschutz ist eine Investition ins Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden. Und genau das ist oft die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Planen Sie also jetzt Ihren nächsten Meilenstein, um nachhaltigen Schutz für die sensiblen Daten in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Sie schaffen das — und dank moderner Tools und klarer Richtlinien wird dieser Weg einfacher, als Sie vielleicht denken.

Matthias Mut

Experte in KI und Automatisierung bei der Falktron GmbH.

Spaß an Entwicklung, Fortschritt & Rapid Prototyping.

m.mut@falktron.de

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