Sicher und compliant: Datenschutz im Personalwesen heute

Erkennen Sie die Relevanz von Datenschutz im Personalwesen

Datenschutz im Personalwesen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein zentrales Element eines vertrauensvollen Arbeitsumfelds. Sie sind für die sensiblen Personaldaten in Ihrem Unternehmen verantwortlich, von Gehalts- und Steuerinformationen bis hin zu besonders sensiblen Kategorien wie Gesundheits- oder Religionsdaten. Gleichzeitig entwickeln sich neue Technologien rasant weiter, darunter auch KI-basierte Tools für Recruiting, Personalverwaltung und Analysen. Vor diesem Hintergrund gewinnen sichere Prozesse an Bedeutung, zumal die europäische Gesetzgebung, beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Diskussionen um den European AI Act, immer mehr Gewicht erhalten.

Indem Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen, schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden, vermeiden Bußgelder und wahren den guten Ruf Ihres Unternehmens. Zugleich schaffen Sie eine solide Grundlage, um KI-Lösungen oder automatisierte Prozesse in der Personalabteilung rechtskonform und effizient einzusetzen.

Beachten Sie wesentliche Datenschutzprinzipien

Rechtliche Grundlagen

In Deutschland regeln die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Verarbeitung von Personaldaten. Laut Art. 5 DSGVO sind Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit entscheidend. Zudem gilt § 26 BDSG, wonach Sie nur jene Daten erheben und speichern dürfen, die zur Aufnahme, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (datenschutz.org).

Mehr als zehn Mitarbeitende? Dann müssen Sie laut Gesetz einen Datenschutzbeauftragten benennen (Ninox). Dieser überwacht, ob Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben konsequent umsetzt, und dient als Ansprechperson für Fragen rund um Datenschutz und Compliance.

Datensicherheit und Zugriffsrechte

Um Ihren Mitarbeitenden ein Höchstmaß an Schutz zu bieten, sind sichere IT-Systeme, verschlüsselte Kommunikation und geeignete Zugriffsrechte ein Muss. Stimmen Ihre aktuellen Tools und Prozesse damit überein, was in Art. 32 DSGVO gefordert ist? Ein mehrstufiges Berechtigungssystem verhindert, dass Unbefugte auf Personalakten zugreifen. Achten Sie außerdem darauf, sensible Dokumente wie Gehaltsnachweise oder Krankmeldungen nicht unverschlüsselt zu versenden (Security-Insider).

Ein zuverlässiges Compliance-Managementsysteme kann Ihnen helfen, intern klare Regeln zu etablieren und den Überblick zu behalten, welche Unterlagen wie lange gespeichert werden dürfen. So minimieren Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Setzen Sie DSGVO-konforme Prozesse um

Datenminimierung und Löschfristen

Die DSGVO verlangt, nur jene Personendaten zu erheben, die wirklich notwendig sind. Fragen nach dem Familienstand oder persönlichen Interessen dürfen Sie beispielsweise nicht ohne triftigen Grund stellen oder dauerhaft speichern (HR WORKS). Anschließend sollten Sie klare Routinen definieren, wann Sie Informationen wieder löschen. Viele Personaldaten – etwa Bewerbungsunterlagen – dürfen maximal sechs Monate lang aufbewahrt werden, wenn sich keine weitere Rechtsgrundlage ergibt (Security-Insider).

• Erfassen Sie nur betriebsrelevante Daten
• Bestimmen Sie feste Aufbewahrungszeiträume
• Löschen Sie Daten konsequent nach Ablauf der Fristen

Erfahren Sie, wie Sie Datenschutz im Personalwesen rechtskonform und effizient gestalten – transparent, nachvollziehbar und DSGVO-konform.

Transparenz und Einwilligung

Laut DSGVO-Art. 13 und 14 liegt es in Ihrer Pflicht, Mitarbeitende detailliert darüber zu informieren, welche Daten Sie erheben und zu welchem Zweck. Dabei ist eine Einwilligung nicht immer erforderlich: Besteht eine gesetzliche Pflicht (z. B. Kirchensteuerabführung) oder ist eine Vertragsanbahnung gegeben, entfällt das Einwilligungserfordernis (Proliance). Dennoch sollten Sie immer deutlich kommunizieren, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert bleiben.

Schulungen und automatisierte Prüfungen

Unwissenheit im HR-Team führt schnell zu folgenschweren Fehlern. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu den Grundlagen der DSGVO, zu IT-Sicherheit und zum richtigen Umgang mit neuen Technologien sind daher unverzichtbar (Termly). Prüfen Sie, ob Sie mithilfe von automatisierten Compliance Prüfungen schnell feststellen können, ob Ihre Vorgaben im Alltag eingehalten werden.

Meistern Sie KI und neue Technologien

Potenziale und Risiken

Der Einsatz von KI in der Personalabteilung – beispielsweise für automatische Lebenslauf-Screenings oder Prognosen zu Fluktuationsrisiken – kann Prozesse beschleunigen, birgt aber besondere Datenschutzrisiken. Je nachdem, welche Daten verarbeitet werden, steigt die Verantwortung, KI-Systeme transparent zu halten und deren Entscheidungen nachvollziehbar zu machen.

Planen Sie eine großflächige DSGVO-konforme HR Automatisierung? Achten Sie darauf, dass jegliche automatisierte Verarbeitung auf einer klaren Rechtsgrundlage beruht und sich die Algorithmen nicht diskriminierend verhalten. Mit Blick auf den European AI Act werden solche Regelungen künftig noch präziser definiert.

Handlungsempfehlungen

• Implementieren Sie Datenschutz-by-Design: Berücksichtigen Sie Sicherheitsaspekte bereits bei Entwicklung und Auswahl von KI-Tools.
• Führen Sie eine Risikoanalyse durch, um mögliche Datenschutzrisiken bei Automatisierung rechtzeitig zu erkennen.
• Nutzen Sie Datenschutzrichtlinien im Unternehmen, die sämtliche Tech-Tools einschließen.

Fassen Sie die wichtigsten Schritte zusammen

Wenn Sie datenschutzkonforme HR-Strukturen etablieren möchten, sollten Sie folgende Punkte nie aus den Augen verlieren:

1. Planung – Definieren Sie klare Ziele, z. B. welche HR-Prozesse automatisiert oder digitalisiert werden sollen.
2. Konsistenz – Halten Sie gesetzliche Grundlagen wie DSGVO und BDSG konsequent ein und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden transparent.
3. Zugriffskontrollen – Sorgen Sie für wirksame Zugriffsrechte und verschlüsselte Kommunikation, damit sensible Personaldaten geschützt bleiben.
4. Datenminimierung – Sammeln, speichern und verarbeiten Sie nur unbedingt notwendige Informationen.
5. Fortlaufende Überprüfung – Überwachen Sie alle HR-Systeme regelmäßig. Falls sich die Risiken verändern oder neue Gesetze in Kraft treten, passen Sie Ihre Prozesse an.
6. Schulungen – Bieten Sie Ihrem Team regelmäßige Weiterbildungen zu Datenschutz bei Mitarbeiterdaten und zu KI-Anwendungen an.

Mit diesem Fundament gestalten Sie Ihr Personalwesen effizient und risikoarm. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch in einer zunehmend digitalisierten Welt allen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen standhält und dabei das Vertrauen Ihrer Belegschaft festigt.

Matthias Mut

Experte in KI und Automatisierung bei der Falktron GmbH.

Spaß an Entwicklung, Fortschritt & Rapid Prototyping.

m.mut@falktron.de

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