Datenschutzrichtlinien für Bewerberdaten: Ihr umfassender Leitfaden

In diesem umfassenden Beitrag erhalten Sie datenschutzrichtlinien für bewerberdaten: ein leitfaden für hr. Wir schauen uns an, worauf Sie in Deutschland und international besonders achten müssen, wie Gesetzesentwürfe und Verordnungen funktionieren und welche praktischen Maßnahmen Ihnen helfen, Bewerberdaten sicher und DSGVO-konform zu verwalten. Sie werden sehen: Mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools können Sie den Schutz der persönlichen Informationen Ihrer Bewerberinnen und Bewerber gewährleisten, ohne den Recruiting-Prozess zu verlangsamen. Laut einer Einschätzung von Taylor Wessing können Arbeitgeber Bewerberdaten in Deutschland maximal sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens speichern, um den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden. Das ist nur einer von vielen Punkten, den Sie bedenken sollten, wenn Sie die Privatsphäre Ihrer künftigen Kolleginnen und Kollegen schützen möchten. Legen wir also los.

Verstehen Sie den rechtlichen Rahmen

Der erste Schritt zu einer soliden Datenschutzstrategie für Bewerberdaten besteht darin, die geltenden Gesetze und Vorschriften genau zu kennen. In Deutschland regelt neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Umgang mit personenbezogenen Informationen. Für viele HR-Teams sind diese Regularien allerdings nicht immer leicht zu durchschauen. Dabei gibt es praktikable Leitlinien, um in puncto Datenschutz sicher aufgestellt zu sein und das Vertrauen potenzieller Mitarbeitender zu gewinnen.

Die Rolle von DSGVO und BDSG

Die DSGVO gilt als eine der umfassendsten Datenschutzregelungen weltweit. Unternehmen, die Dienstleistungen für EU-Bürgerinnen und -Bürger anbieten, müssen sich an diese Verordnung halten. In Deutschland ergänzt das BDSG die DSGVO um spezielle Vorgaben, die den Umgang mit Beschäftigtendaten (einschließlich Bewerberdaten) präziser regeln. Das Ziel: ein möglichst hohes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu schaffen. Unternehmen dürfen ohne Einwilligung nur jene Daten verarbeiten, die für die Begründung und Durchführung eines Anstellungsverhältnisses unverzichtbar sind (Taylor Wessing). Das bedeutet, dass Sie neben grundlegenden Kontaktdaten kaum zusätzliche Informationen ohne Einwilligung abfragen dürfen.

BeschDG-Draft und mögliche Neuerungen

Weil das Thema Bewerberdatenschutz sehr dynamisch ist, könnte es in Deutschland bald eine ergänzende gesetzliche Grundlage geben: den sogenannten BeschDG-Draft (Ogletree). Diese geplante Gesetzesinitiative soll die teils unpräzise formulierten Passagen in § 26 BDSG ersetzen und detailliertere Vorschriften für Datenverarbeitungsprozesse im Beschäftigungskontext liefern. Darin vorgesehen sind unter anderem:

• Neue Vorgaben dazu, wann Arbeitgeber Daten über eine Schwerbehinderung abfragen dürfen
• Vorschriften zur Löschung von Bewerberinformationen innerhalb von drei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
• Detaillierte Richtlinien zur kurzen oder langfristigen Überwachung von Mitarbeitenden (z. B. per GPS-Tracking, Profiling oder KI)

Bisher handelt es sich um einen Entwurf. Dennoch ist es für HR-Verantwortliche ratsam, sich hier frühzeitig mit den möglichen Änderungen zu befassen, um im Fall einer Verabschiedung vorbereitet zu sein.

Ermitteln Sie den Zweck der Datenerhebung

Wenn Sie Bewerberdaten verarbeiten, fragen Sie sich: Warum genau benötigen Sie diese Informationen? Die DSGVO schreibt vor, dass persönliche Daten nur für bestimmte und rechtmäßige Zwecke erhoben werden dürfen (MaskUI). Sobald diese Zwecke erfüllt sind oder eine Speicherung nicht mehr erforderlich ist, müssen Sie die Daten löschen oder anonymisieren. Für den Bewerbungsprozess bedeutet das konkret:

1. Daten nur abfragen, wenn ein unmittelbarer Bezug zur ausgeschriebenen Stelle besteht.
2. Im Zweifelsfall eine kurze Einwilligungserklärung einholen, wenn zusätzliche Informationen gewünscht sind.
3. Identitäts- oder Legitimationsdaten nur so lange speichern, wie der Bewerbungsprozess läuft.

Relevanz für internationale Unternehmen

In international tätigen Unternehmen kommt hinzu, dass Bewerberdaten möglicherweise aus verschiedenen Ländern stammen und in globale Datenbanken einfließen. Dabei gelten länderspezifische Anforderungen: Hyland Software weist in seiner Global Applicant Privacy Notice darauf hin, dass die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern aus Nicht-EU-Ländern in die USA transferiert und gemäß US-Recht verarbeitet werden können. Trotzdem bleibt das Unternehmen an europäische Datenschutzprinzipien gebunden, sobald es mit EU-Bewerbenden in Kontakt tritt. Achten Sie auf klare Einwilligungsmechanismen und transparente Hinweise, damit Bewerbende verstehen, wo und wie ihre Daten gespeichert werden.

Freiwillige Angaben und geschützte Merkmale

Ein sensibler Punkt: In den USA zum Beispiel können Arbeitgeber freiwillige Demografie-Angaben wie Geschlecht, Ethnie oder Veteranenstatus anonymisiert speichern, ohne diese Informationen für das Bewerbungsverfahren auszuwerten (Hyland). Das dient vor allem dem Equal-Opportunity-Monitoring. In Deutschland sind solche Angaben oft nicht üblich. Wenn Sie jedoch ein internationales Team rekrutieren, müssen Sie eine Lösung finden, um einerseits Diversity-Ziele zu verfolgen und andererseits die Privatsphäre der Bewerbenden zu bewahren. Eine wirkungsvolle Option ist, sensible Daten direkt nach Eingang automatisch zu anonymisieren oder getrennt vom eigentlichen Bewerbungsprofil zu speichern.


Erfahren Sie, worauf es beim Umgang mit sensiblen Bewerberdaten ankommt – verständlich, rechtssicher und praxisnah erklärt.

Legen Sie klare Aufbewahrungsfristen fest

Die Aufbewahrungsfrist ist im Bewerberdatenschutz ein zentraler Bestandteil. Mehrere Quellen, darunter Taylor Wessing und Ogletree, empfehlen, Bewerberdaten in der Regel spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen. Die Gründe:

• Vermeidung von potenziellen Diskriminierungs- und AGG-Klagen
• Erfüllung der Grundsätze zur Datenminimierung
• Einhaltung möglicher gesetzlicher Fristen bei straf- oder zivilrechtlichen Ansprüchen

Geht Ihr Unternehmen jedoch über die reine Bewerbungssituation hinaus, kann eine längere Speicherung nötig oder zulässig sein. Beispielsweise erlauben viele Unternehmen Interessierten, in einen Talentpool aufgenommen zu werden (Kokote). Hier herrscht weiterhin Zweckbindung: Sie speichern die Bewerberdaten ausschließlich, um bei neuen, passenden Vakanzen Kontakt aufzunehmen. Wichtig ist eine klar kommunizierte Einwilligung sowie regelmäßige Überprüfung der Aktualität dieser Daten.

Schnell-Check: Wie lange dürfen Sie speichern?

Eine einfache Faustregel für Personalabteilungen kann lauten:

• Bewerbung ohne weiteres Interesse: Löschung nach 3–6 Monaten
• Aufnahme in Talentpool mit Einwilligung: Löschung oder erneute Einwilligung nach 12–24 Monaten
• Bestehende rechtliche Pflicht (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten): Speicherung bis zur Erfüllung dieser Pflichten

Die Devise lautet stets: Zugriff auf personenbezogene Daten so kurz wie möglich halten, aber so lange wie nötig.

Stellen Sie Datensicherheit und -integrität sicher

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind laut DSGVO unverzichtbar, um die Integrität und Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Folgende Aspekte sind dabei grundlegend:

• Verschlüsselung der Datenübertragung und Datenhaltung
• Zugriffskontrolle und Rollenverteilung (z. B. nur HR-Verantwortliche dürfen vollständige Bewerberprofile einsehen)
• Prüfen externen Zugriffs, zum Beispiel wenn Cloud-Dienste genutzt werden
• Regelmäßige Security-Updates und Patches

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass weder Unbefugte noch unerwünschte Systeme Zugriff auf sensible Bewerberdaten erhalten. Im Kontext digitaler Bewerbungen sind solche Schutzmaßnahmen elementar, da die meisten Bewerbungsprozesse längst über Online-Plattformen, E-Mail und Cloud-Lösungen abgewickelt werden.

Online-Plattformen und Lernmanagementsysteme

Gerade in Unternehmen, die bereits E-Learning und verpflichtende Trainings für Mitarbeitende sowie Bewerberinnen und Bewerber anbieten, ist Vorsicht geboten. Nach Angaben von Masterplan sind solche Schulungssysteme hilfreich, um sicherheitsrelevante Themen zu vermitteln oder gesetzlich geforderte Kurse durchzuführen. Doch je nach Ausgestaltung speichern Sie dort sensible Anmeldedaten, Fortschrittsauswertungen oder persönliche Ergebnisse. Integrieren Sie Sicherheitskonzepte, die sowohl Datenschutz als auch die Lernprozesse nicht beeinträchtigen. Achten Sie zudem darauf, dass alle Kurse, die für Bewerber verpflichtend sind, erst nach einer klaren Datenverarbeitungsinformation starten.

Arbeiten Sie mit KI-Lösungen korrekt

Die Automatisierung von HR-Prozessen – etwa durch Künstliche Intelligenz (KI) – wird immer beliebter. KI-Systeme können Bewerbungsunterlagen vorselektieren oder Textpassagen in Lebensläufen analysieren, um relevante Kompetenzen herauszufiltern. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz. Gleichzeitig steigt das Risiko, personenbezogene Daten unsachgemäß zu verarbeiten. Hier gilt:

1. Transparenz: Machen Sie Bewerbende darauf aufmerksam, dass Sie deren Daten mithilfe einer KI-Lösung auswerten.
2. Fairness: Stellen Sie sicher, dass Ihr KI-Algorithmus nicht ungewollt diskriminiert, etwa durch fehlerhafte Trainingsdaten (Ogletree).
3. Anonymisierung: Prüfen Sie, ob sich ein Teil der Daten vor der KI-Auswertung anonymisieren lässt (MaskUI).

Möglichkeiten zur Anonymisierung

Anbieter wie MaskUI oder Falktron haben Technologien entwickelt, die persönliche Identifikatoren in unstrukturierten Texten sowie in Dokumenten, Bildern oder Audiodateien erkennen und unkenntlich machen (MaskUI, Falktron GmbH). So können Sie beispielsweise Namen, Adressen oder Geburtsdaten entfernen, bevor Sie die restlichen Bewerbungsinformationen an ein KI-Tool übergeben. Das mindert das Risiko, dass sensible Daten außerhalb Ihres Verantwortungsbereichs verarbeitet werden.

Datenschutzkonforme Integrationen

Falktron bietet KI-Lösungen, um Prozesse zu automatisieren und die Datensicherheit konsequent einzuhalten. Mit Produkten wie MaskUI lassen sich Daten effektiv anonymisieren und auf EU-Servern DSGVO-konform hosten (Falktron GmbH). Ähnlich funktioniert MaskUI, das eine sichere Weitergabe von Daten an ChatGPT oder andere LLMs ermöglicht. Sie müssen also nicht auf die Vorteile smarter KI verzichten. Wichtig: Prüfen Sie in jedem Fall, ob das Tool eine Einbettung in Ihre bestehende IT-Struktur erlaubt, ohne datenschutzrechtliche Kompromisse einzugehen. Und informieren Sie Ihre Bewerberinnen und Bewerber über die Art und den Umfang der automatisierten Datenverarbeitung.

Ergreifen Sie organisatorische Maßnahmen

Über technische Lösungen hinaus entscheiden vor allem klare Prozesse und Verantwortlichkeiten im Unternehmen darüber, ob Bewerberdaten ordnungsgemäß verarbeitet werden. Sensibilisieren Sie Ihre HR-Mitarbeitenden dafür, welche Daten sie überhaupt erheben dürfen, welche Löschfristen gelten und wie eine rechtssichere Dokumentation aussieht. Folgendes hat sich in vielen Unternehmen bewährt:

• Erstellen Sie ein schriftliches Datenschutzkonzept speziell für den Bewerbungsprozess.
• Schulen Sie Ihr HR-Team, sodass alle Beteiligten das erforderliche Grundwissen besitzen.
• Benennen Sie eine Person (oder Abteilung) als feste Anlaufstelle, um Fragen zu klären und Prozesse zu überwachen.

Kollegiale Kooperation mit IT und Recht

Enger Austausch zwischen HR, IT und der Rechtsabteilung macht Sie wesentlich widerstandsfähiger gegen Datenschutzpannen. Während die HR-Abteilung den praktischen Umgang mit Bewerberdaten im Blick hat, beurteilt die Rechtsabteilung, ob Sie rechts- und arbeitsschutzkonform handeln. Die IT-Abteilung wiederum kann technische Sicherheitskonzepte implementieren und regelmäßig prüfen, ob Zugriffsrechte korrekt vergeben sind.

Integrieren Sie den Bewerberdatenschutz in Ihr Employer Branding

Datenschutz ist längst kein reines Compliance-Thema mehr. Auch die Wahrnehmung Ihres Unternehmens als moderner und vertrauenswürdiger Arbeitgeber hängt stark davon ab, wie Sie mit persönlichen Daten umgehen. Wenn Sie potenziellen Mitarbeitenden offen erklären, warum, wie lange und für welche Zwecke ihre Daten gespeichert werden, signalisieren Sie Respekt und Wertschätzung.

Checkliste für Ihr öffentliches Auftreten

Zeigen Sie Ihr Engagement für den Datenschutz offen, zum Beispiel:

• Eigene Unterseite zum Thema Bewerberdatenschutz auf Ihrer Karriereseite
• Kurze FAQ zu den wichtigsten Fragen, etwa zum Verbleib der Daten, zur Löschfrist oder technischen Sicherheit
• Erwähnung Ihrer Maßnahmen in Stellenanzeigen oder Social-Media-Posts
• Offene Kommunikation über KI-Einsatz im Recruiting, um Vorbehalte abzubauen

Spätestens seit die DSGVO vielfach mediale Aufmerksamkeit bekommen hat, sind viele Bewerbende bei der Datenweitergabe deutlich vorsichtiger geworden. Wenn Sie hier mit Offenheit umgehen, hebt Sie das in ihrem Empfinden positiv ab.

Meistern Sie spezielle Situationen und Ausnahmen

Trotz aller Richtlinien und Vorgaben gibt es immer wieder spezielle Umstände. Besonders internationale Konstellationen oder lokale Branchenanforderungen können eine Rolle spielen.

Länderspezifische Anforderungen

• In den USA können Arbeitgeber eine begrenzte Hintergrundprüfung auf rechtlicher Basis durchführen, solange es die jeweiligen Gesetze erlauben (Hyland).
• In der EU ist die Abfrage strafrechtlicher Daten nur unter sehr engen Bedingungen zulässig.
• Unterschiede bestehen auch bei Fragen zu Gesundheitsdaten, Geschlecht oder Religionszugehörigkeit: In Deutschland besteht eine erhebliche Zurückhaltungspflicht, während in anderen Ländern bestimmte Daten für Diversity-Zwecke anonym erhoben werden können.

Versichern Sie sich, dass Ihr Unternehmen überall dort, wo es rekrutiert, die lokalen Gesetze einhält. Das erfordert mitunter eine abgestimmte Vorgehensweise und gegebenenfalls länderspezifische Einwilligungstexte.

Branchen- oder berufsspezifische Pflichtschulungen

In manchen Branchen sind Pflichtschulungen vorgeschrieben (Masterplan). Beispielsweise könnten Sie verpflichtet sein, Sicherheitstrainings zu bestimmten Maschinen oder Prozessen schon vorab zu organisieren. Dabei fallen personenbezogene Lernfortschritte oder Prüfungsdaten an, die den Bewerbenden zugeordnet sind. Prüfen Sie im Vorfeld, ob Sie Einwilligungserklärungen einholen müssen oder ob eine gesetzliche Grundlage zur Verarbeitung besteht. Überwachen Sie außerdem Zugriffe genau, damit lediglich autorisierte Personen die Testergebnisse einsehen können.

Nutzen Sie interne Ressourcen aktiv

Der Bewerberdatenschutz hängt eng mit allgemeinen Datenschutzrichtlinien im Betrieb zusammen. Viele Punkte, die beim Umgang mit Mitarbeiterdaten eine Rolle spielen, treffen auch auf Bewerberdaten zu. Wenn Sie bereits ein datenschutzkonformes Rahmenwerk haben, können Sie es für neue Anforderungen oft schnell anpassen. Lesen Sie etwa mehr unter wichtige Regeln für Personaldatenschutz am Arbeitsplatz, um zu verstehen, wie eng Mitarbeiter- und Bewerberdatenschutz miteinander verzahnt sind.

Zudem lohnt sich ein Blick auf unsere weiterführenden Empfehlungen in Verstehen Sie die Datenschutzgesetze in Deutschland leicht. Dort finden Sie eine übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten gesetzlichen Vorgaben, die sowohl für Ihr HR-Team als auch für Ihren Betriebsrat hilfreich sein kann.

Schaffen Sie Mehrwert durch automatisierte Lösungen

Automatisierung und KI-Tools können Sie im Bewerbungsprozess massiv entlasten, solange Sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben ernst nehmen. Viele Unternehmen integrieren KI-basierte Chatbots, um Bewerbende bereits in der ersten Phase zu begleiten, häufig gestellte Fragen zu beantworten oder Dokumente hochzuladen. Darüber hinaus sind Tools auf dem Markt, die HR-Verantwortlichen das Leben leichter machen:

• Bewerbermanagement-Systeme (Applicant Tracking Systems, ATS) mit integriertem DSGVO-Check
• Automatische Verschlagwortung und Anonymisierung von Lebensläufen
• KI-gestützte Vorhersagen über kulturelle Passung

Wichtig: Prüfen Sie stets, welche Daten an externe Dienstleister gehen. Unterziehen Sie den Software-Anbieter einer gründlichen Überprüfung – beispielsweise hinsichtlich Hosting-Standort, Datensicherheitszertifikaten und Datenschutzvereinbarungen.



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Hinterfragen Sie jede Datenerhebung kritisch

Ein pragmatischer Ansatz für den Bewerberdatenschutz lautet: Fragen Sie nur das ab, was Sie wirklich brauchen. Wenn Sie etliche x-beliebige Daten sammeln, riskieren Sie nicht nur Verwirrung unter den Bewerbenden, sondern laufen auch Gefahr, gegen das Prinzip der Datensparsamkeit zu verstoßen. Fragen Sie sich und Ihr Team:

• Benötigen wir das Geburtsdatum schon im Lebenslauf oder erst später zur Vertragserstellung?
• Ist das Geschlecht oder die Nationalität für die aktuelle Stellenanzeige relevant?
• Müssen wir Kopien von Ausweisdokumenten unbedingt so früh anfordern?

Adaptieren Sie Ihren Online-Bewerbungsbogen, um nur die Felder anzugeben, die für die erste Auswahl wirklich relevant sind. Alles Weitere lässt sich später nach der Zusage klären.

Tabellenübersicht: Wichtige Aspekte im Bewerberdatenschutz

Die folgende Tabelle fasst zentrale Punkte, ihre Relevanz und mögliche Maßnahmen zusammen:

Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Bereiche auf einen Blick zu überprüfen und gegebenenfalls Verbesserungspotenzial aufzudecken.

Beziehen Sie Mitarbeitende und Bewerbende ein

Datenschutz lebt von Transparenz und Kommunikation. Scheuen Sie sich nicht, Bewerberinnen und Bewerbern klar zu sagen, wie Sie mit deren Daten umgehen. Eine kurze E-Mail nach Eingang der Bewerbung mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte kann hier Vertrauen aufbauen. Wenn Interessierte wissen, dass Sie ihre Daten nur zweckgebunden erheben und nach einer bestimmten Zeit löschen, fühlen sie sich bei Ihnen sicherer aufgehoben. Genauso sollten Ihre HR-Mitarbeitenden jederzeit wissen, welche Rechtsgrundlage Sie für die Datenverarbeitung heranziehen und welche Schritte sie zu beachten haben.

Rückmeldungen einholen

Gerade wenn Sie neue Tools oder Prozesse verwenden, kann es sehr aufschlussreich sein, Feedback von aktuellen Bewerbenden einzuholen. Stellen Sie kurze Fragen wie:

• Haben Sie sich transparent informiert gefühlt?
• Welche Bedenken hatten Sie hinsichtlich Ihrer persönlichen Daten?
• Wo könnten wir den Bewerbungsprozess vereinfachen?

Solche Rückmeldungen können Sie zum Anlass nehmen, um Ihre Datenschutzstrategie speziell für Bewerberdaten weiter zu verfeinern.

Planen Sie für den Worst Case

Niemand spricht gerne von Datenpannen oder Hackerangriffen, doch die Realität zeigt, dass selbst sorgfältige Systeme nicht zu 100 Prozent sicher sind. Legen Sie daher fest, wie Sie im Fall der Fälle handeln:

1. Identifizieren Sie, wer im Unternehmen wofür zuständig ist (IT, HR, Rechtsabteilung).
2. Definieren Sie, wem und in welcher Reihenfolge Sie den Vorfall melden (Betriebsrat, Datenschutzbehörde, potenziell betroffene Bewerbende).
3. Dokumentieren Sie jeden Schritt, damit Sie im Ernstfall gegenüber den Behörden nachweisen können, dass Sie ordentlich und rasch agiert haben.

Ein Notfallplan schafft Sicherheit für Ihr Team und hilft Ihnen, Fehler schnell einzudämmen.

Lernen Sie von anderen HR-Bereichen

Ein großer Vorteil für Sie als HR-Verantwortliche liegt darin, dass Sie Datenschutz nicht nur im Recruiting, sondern auch im gesamten Personalmanagement verankern können. Schauen Sie sich an, welche Guidelines Sie für die Verwaltung von Mitarbeitern schon haben. Möglicherweise existieren bereits Prozesse für Datenschutzrichtlinien für Mitarbeiter, bei denen ähnliche Prinzipien im Spiel sind. Die dort geltenden Fristen und Verfahren können oft direkt auf Bewerberprozesse übertragen werden, sofern Sie die jeweilige Rechtsgrundlage anpassen.

Binden Sie Automatisierung und KI langfristig ein

Die HR-Welt wird sich in den kommenden Jahren weiter digitalisieren, und damit steigen zugleich die Anforderungen an einen sauberen Datenschutz. Automatisierte Systeme zur Vorselektion, Chatbots für Erstgespräche, KI-gestützte Analysen zur Passgenauigkeit – all das kann Sie im Bewerbermanagement unterstützen. Doch so wie Sie Ihre Unternehmens-IT regelmäßig warten, sollten Sie auch datenschutzkonforme KI-Lösungen nachhaltig pflegen. Nutzen Sie die Expertise von Spezialisten wie MaskUI oder Falktron, um Datenanonymisierung sicherzustellen. Werfen Sie außerdem einen Blick auf die besten Tipps für KI und Datenschutz in HR, falls Sie tiefer in das Thema KI-Einsatz einsteigen möchten.

Einordnung in Ihr Gesamt-HR

Effektive Datenschutzrichtlinien für Bewerberdaten sollten Sie Teil Ihrer gesamtheitlichen Personalstrategie werden lassen. Gutes Bewerbermanagement heißt nicht nur, passende Kandidatinnen oder Kandidaten zu finden, sondern sie auch nachhaltig zu binden. Wenn Sie KI-gestützte Prozesse implementieren, schaffen Sie mehr Zeit für persönliche Gespräche, in denen Sie individuell auf die Kandidatinnen und Kandidaten eingehen können. Ihre Bemühungen um einen professionellen Datenschutz sind dabei ein zentraler Vertrauensfaktor.

Geben Sie Bewerbenden eine aktive Rolle

Bewerberdatenschutz bedeutet nicht, alles heimlich abzuwickeln und möglichst viele Daten abzuschirmen. Ein transparenter Ansatz kann deutlich mehr Erfolg bringen. Bieten Sie im Online-Bewerbungsportal zum Beispiel die Option, Dokumente zu ändern oder zu löschen, solange das Bewerbungsverfahren läuft. Und fragen Sie nach Abschluss des Auswahlprozesses aktiv, ob Sie diese Personen gerne in Ihrem Talentpool behalten dürfen. So setzen Sie die Prinzipien der DSGVO – wie das Recht auf Vergessenwerden oder Datenportabilität – ganz praktisch um.

Talent Management als Chance

Viele Unternehmen nutzen Talentpools, um Bewerber zu halten, die aktuell nicht eingestellt wurden, sich aber grundsätzlich für andere Positionen eignen. Indem Sie Datenschutzrichtlinien einhalten und beispielsweise regelmäßig abfragen, ob die Daten noch aufbewahrt werden dürfen, bleiben Sie auf der sicheren Seite. Die Bewerbenden fühlen sich wertgeschätzt. Überdies profitieren Sie schnell, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine passende Stelle frei wird.

Heben Sie sich durch guten Datenschutz hervor

Guter Datenschutz ist nicht nur Pflicht, sondern auch Kür. Gerade in einem hart umkämpften Arbeitsmarkt kann die Art und Weise, wie Sie mit sensiblen Daten umgehen, zum Alleinstellungsmerkmal werden. Personalverantwortliche, die Transparenz leben und für faire Prozesse sorgen, werden häufig als verlässliche Ansprechpartner wahrgenommen. Das motiviert potenzielle Mitarbeitende, sich auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen zu bewerben, da sie sich willkommen und sicher fühlen.

Vertrauen als Fundament

Nicht zuletzt liefert ein professioneller Umgang mit Bewerberdaten eine wichtige Botschaft: Sie respektieren die Persönlichkeitsrechte der Kandidatinnen und Kandidaten. Das strahlt Wertschätzung aus und kann den Ausschlag geben, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden, besonders wenn zwei Jobangebote sich ansonsten kaum unterscheiden. Datenschutz ist also durchaus ein strategisches Element Ihres Employer Brandings.

Praktische Tipps zum Abschluss

Damit Sie im Alltag immer den Überblick behalten, hier ein kurzer Merkkasten mit den wichtigsten Schritten:

• Überprüfen Sie Ihre Bewerbungsformulare: Entfernen Sie Felder, die nicht zwingend sind.
• Kommunizieren Sie klar, warum und wie lange Daten gespeichert werden.
• Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge mit Software-Anbietern ab, die Zugriff auf Bewerberdaten haben.
• Setzen Sie frühzeitig auf Anonymisierungs- oder Pseudonymisierungstools, beispielsweise von MaskUI.
• Benennen Sie verantwortlich eine Person in Ihrem Team, die Fragen rund um den Bewerberdatenschutz koordiniert.
• Planen Sie regelmäßige Weiterbildung, z. B. zu neuen Gesetzesentwürfen wie dem BeschDG-Draft.

So schaffen Sie eine datenschutzkonforme und gleichzeitig effiziente Personalgewinnung.

Fazit und Ausblick

Datenschutzrichtlinien für Bewerberdaten sind für erfolgreiche HR-Arbeit unverzichtbar – nicht nur wegen gesetzlicher Vorgaben, sondern auch aus Respekt gegenüber den Persönlichkeitsrechten Ihrer künftigen Mitarbeitenden. Indem Sie relevante Gesetze wie die DSGVO und das BDSG umsetzen und sich auf mögliche Änderungen etwa durch den BeschDG-Draft vorbereiten, bleiben Sie auf dem neuesten Stand. Darüber hinaus profitieren Sie von smarten KI-Lösungen, wenn Sie Anonymisierung und faire Algorithmen in Ihr Recruiting integrieren. Denken Sie daran: Ihre Bewerberinnen und Bewerber sollen sich gut aufgehoben fühlen. Das gelingt Ihnen, indem Sie klare Prozesse etablieren, transparente Kommunikation pflegen und die Technologie stets im Sinne der Menschen nutzen. Schauen Sie sich am besten sofort Ihren aktuellen Bewerbungsprozess Schritt für Schritt an, analysieren Sie, welche Formulare und Tools Sie verwenden, und passen Sie diese an die geltenden Datenschutzstandards an. So stärken Sie nicht nur Ihr HR, sondern auch das Vertrauen in Ihre gesamte Organisation. Viel Erfolg dabei!

Matthias Mut

Experte in KI und Automatisierung bei der Falktron GmbH.

Spaß an Entwicklung, Fortschritt & Rapid Prototyping.

m.mut@falktron.de

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