Erfolgreiche Umsetzung von Datenschutzrichtlinien für HR

In diesem Beitrag geht es um Datenschutzrichtlinien für Mitarbeitergesundheitsdaten: Tipps für HR, damit Sie optimal vorgehen können. Viele Unternehmen sammeln Gesundheitsinformationen etwa zur Arbeitsunfähigkeitsprüfung oder für betriebliche Vorsorgeangebote. Doch sobald es um Krankheits- oder Versicherungsdaten geht, ist Vorsicht geboten. Denn der falsche Umgang mit sensiblen Informationen kann hohe Geldbußen, Vertrauensverluste und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Damit das nicht passiert, erfahren Sie hier, warum ein rechtssicherer und transparenter Umgang mit Gesundheitsdaten wichtig ist, welche Rechtsgrundlagen dabei eine Rolle spielen und mit welchen Maßnahmen Sie eine sichere und effiziente Praxis in Ihrer Personalabteilung etablieren.

Grundlagen der Gesundheitsdatensicherheit

Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Anders als reine Personalstammdaten (z. B. Name oder Adresse) fallen diese Informationen unter hohe Datenschutzanforderungen. Im internationalen Kontext wird häufig von Protected Health Information (PHI) gesprochen, zum Beispiel in den USA. In Europa gelten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beide Rechtsrahmen sorgen dafür, dass der Umgang mit medizinischen Details streng reguliert ist.

• Beispiele für Mitarbeitergesundheitsdaten:
• Krankmeldungen und ärztliche Bescheinigungen
• Gesundheits- und Fitnesschecks im Rahmen von Mitarbeiterprogrammen
• Impf- und Vorsorgeinformationen
• Behinderungsstatus oder Rehabilitationsmaßnahmen

Achten Sie auf den Grundsatz der Datensparsamkeit. Viele Verstöße entstehen, weil Personalerinnen und Personaler schlicht mehr Daten speichern, als tatsächlich nötig wäre. Studien zeigen, dass zu viele Datensätze in der Personalabteilung oftmals ungenutzt auf Servern liegen (Securiti.ai, HR Employee Data Protection). Ein klarer Überblick darüber, welche Gesundheitsdaten Sie wirklich verarbeiten müssen, minimiert das Risiko.

Was ist bei global tätigen Unternehmen relevant?

Sie arbeiten vielleicht in einem internationalen Umfeld. Achten Sie darauf, dass nicht alle Länder dieselben Datenschutzregeln anwenden. In den USA regelt etwa der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) den Umgang mit Gesundheitsdaten. In der EU steht die DSGVO im Zentrum, während in Brasilien die Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) relevant ist. Für Sie bedeutet dies, dass Sie je nach Standort unterschiedliche Melde- und Dokumentationspflichten erfüllen müssen. Gerade dann lohnt es sich, eine globale Strategie zu entwickeln, damit große Datenmengen strukturiert und regelkonform verwaltet werden.

Rechtliche Vorgaben verstehen

Sensible Gesundheitsdaten bergen hohe Risiken. Umso wichtiger ist es für Sie, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen. Hier ein kurzer Überblick zu den relevantesten Regularien:

DSGVO (EU)

Die DSGVO fordert Transparenz, Datenminimierung und „Privacy by Design“. Wenn Sie Mitarbeitergesundheitsdaten erheben, müssen Sie eindeutig erklären, zu welchem Zweck diese Daten dienen. Sie dürfen sie nur so lange aufbewahren, wie Ihr Verarbeitungszweck besteht. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro (Securiti.ai, HR Employee Data Protection).

• Wichtig für Gesundheitsdaten:
• Sie brauchen eine eindeutige Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage (z. B. arbeitsrechtliche Pflicht, Betriebsvereinbarung).
• Speichern Sie nur das Nötige.
• Nutzen Sie Löschkonzepte für veraltete Datensätze.

HIPAA (USA)

HIPAA reguliert den Umgang mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI). Ein klassisches Beispiel sind Gesundheitsdaten von Angestellten, wenn diese über den Arbeitgeber versichert sind oder Gesundheitsleistungen angeboten werden. Wenn Ihr Unternehmen als „Covered Entity“ eingestuft wird, gelten z. B. verpflichtende Sicherheitsstandards für Speicherung, Zugriff und elektronische Übertragung. Auf Verstoß folgen empfindliche Strafen. Insbesondere sollten solche medizinischen Informationen niemals unverschlüsselt in einer HR-Software abgespeichert werden (Disclo, Wie speichere ich Gesundheitsinformationen von Angestellten?).

LGPD (Brasilien)

Die brasilianische LGPD ähnelt in weiten Teilen der DSGVO. Eingaben ins Personalmanagementsystem sind nur mit Einverständnis und für definierte Zwecke zulässig. Bei Verstößen drohen Geldbußen in Höhe von bis zu 2 % des Unternehmensumsatzes. Gerade große Konzerne mit Tochterfirmen in Brasilien sollten also sicherstellen, dass globale Datenschutzvorschriften einheitlich angewendet werden.

Erfahren Sie, wie Sie Datenschutzrichtlinien im HR-Bereich erfolgreich implementieren – nachvollziehbar, rechtssicher und praktikabel.

Strenge Sicherheitsmaßnahmen einführen

Der beste Weg ist, Risiken schon im Vorfeld zu minimieren. Indem Sie technische Sicherheitsmaßnahmen und klare organisatorische Richtlinien umsetzen, erfüllen Sie wesentliche Anforderungen an den Mitarbeiter-Datenschutz.

Verschlüsselung & Zugriffsbeschränkungen

Sparen Sie nicht bei der IT-Sicherheit. Viele Pannen geschehen durch unzureichend geschützte Datenbanken. Sorgen Sie für:

• End-to-end-Verschlüsselung und sichere Server-Strukturen
• Zugriffssteuerung per Rollen- und Rechtemanagement
• Protokollierung, welche Person zu welchem Zeitpunkt auf welche Datensätze zugreift

Dies ist besonders im Hinblick auf Mitarbeitergesundheitsdaten wichtig, da sie keine breite Verteilung der Informationen erlauben. Nur die unbedingt benötigte Personengruppe (z. B. die HR-Leitung) sollte Zugriff haben.

Externe Dienstleister prüfen

Wenn Sie externe Tools für People Analytics, Lohnabrechnung oder Gesundheitsprogramme nutzen, sollten Sie klare Auftragsdatenverarbeitungs-Verträge abschließen (Art. 28 DSGVO). Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter ein sicherheitskonformes Server-Hosting nutzt, und dass er DSGVO- und HIPAA-Auflagen einhält, wenn Gesundheitsdaten involviert sind.

Audit und regelmäßige Kontrollen

Legen Sie regelmäßige Audits oder Reviews fest, bei denen Sie prüfen:

1. Welche Gesundheitsdaten tatsächlich gespeichert sind
2. Ob Schutzniveau und Berechtigungen noch stimmen
3. Ob alle relevanten Gesetze, Verträge und Vereinbarungen eingehalten werden

Unternehmen, die mindestens einmal jährlich ein Audit durchführen, können laut SHRM das Risiko von Datenpannen um bis zu 30 % senken (SHRM).

Vorsicht bei HRIS und PHI

Nach HIPAA dürfen Unternehmen keine geschützten Gesundheitsinformationen einfach in ihrer HRIS (Human Resource Information System) speichern, wenn es sich dabei um kritische Diagnosedaten oder andere hochsensible Details handelt. Hinterfragen Sie immer, ob der Datensatz für die Personalabteilung wirklich notwendig ist oder ob er in ein medizinisches Fachsystem gehört.

Mitarbeitende effektiv schulen

Gesundheitsdatenschutz kann noch so ausgeklügelt sein, wenn die Menschen, die damit arbeiten, nicht sensibilisiert sind. Trainieren Sie also Ihre Beschäftigten regelmäßig in Datenschutz- und Sicherheitsfragen.

Regelmäßige Trainings und Leitfäden

• Schulungen für HR-Mitarbeitende, damit sie rechtliche Grundlagen kennen und sich zu Themen wie DSGVO und HIPAA sicher bewegen.
• Verbindliche Leitfäden, die klar definieren, was als Gesundheitsinformation gilt und wie damit umzugehen ist.
• Konkrete Ansprechpersonen bei Fehlverhalten oder Unsicherheiten benennen.

Da in den USA etwa 3.200 Datenpannen im Jahr 2023 stattfanden und fast die Hälfte davon Mitarbeiterdaten betraf (SHRM), sollten Sie auf Vorbeugung setzen. Schon ein Klick auf einen Phishing-Link kann zu einem massiven Leak führen.

Vertrauensbasis schaffen

Ist Mitarbeitern unklar, warum Sie bestimmte Informationen benötigen, wächst Skepsis. Kommunizieren Sie deshalb offen im Intranet oder per E-Mail, zu welchem Zweck bestimmte Gesundheitsdaten abgefragt werden. Diese Transparenz steigert die Kooperationsbereitschaft. Laut LegalGPS sind Mitarbeiter eher bereit, persönliche Daten mitzuteilen, wenn sie dem Arbeitgeber vertrauen und wissen, dass alles korrekt und sicher gehandhabt wird (LegalGPS).

Wenn Sie die Grundlagen für Personaldatenschutz besser kennenlernen möchten, hilft ein Blick auf die wichtigen Regeln für Personaldatenschutz am Arbeitsplatz. Dort erhalten Sie weitere praxisnahe Tipps zum Umgang mit Personendaten.

KI und Anonymisierung nutzen

Die Digitalisierung eröffnet spannende Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung. Gerade im HR-Bereich kann Künstliche Intelligenz (KI) Routineaufgaben erleichtern, Personalprozesse beschleunigen und so Freiräume für bessere Mitarbeiterbetreuung schaffen. Doch KI-Systeme benötigen meist große Datenmengen. Hierbei steht der Schutz von Gesundheitsinformationen an erster Stelle: Anonymisierung wird zum Schlüssel.

Anonymisierung für datenschutzkonforme KI

Tools wie MaskUI helfen dabei, kritische Informationen automatisiert zu verhindern bzw. zu löschen, bevor Daten an KI-Modelle weitergegeben werden. Beispielsweise können Vor- und Nachnamen durch Platzhalter ersetzt und Gesundheitsangaben depersonalisiert werden. Solche Lösungen unterstützen Sie dabei, die DSGVO-konformen Prinzipien der Datenminimierung umzusetzen und trotzdem analytische Einblicke zu gewinnen.

• Vorteil: Sie behalten die Auswertungsqualität, ohne erkanntes Risiko einzelner Personen zu gefährden.
• Wichtig: Prüfen Sie regelmäßig, ob die Ergebnisse tatsächliche Anonymität garantieren.

Mehr zum Thema Datenschutz und KI im HR-Kontext finden Sie in unserem Artikel die besten Strategien für Datenschutz in HR.

KI-gestützte Risikobewertung

Einige Unternehmen nutzen KI auch, um Anomalien im Datenschutz zu erkennen. Verdächtige Zugriffe oder ungewöhnliche Datentransfers können automatisch markiert werden. Dabei wird beispielsweise maschinelles Lernen verwendet, um Muster zu interpretieren und kritische Fälle an Ihre IT-Abteilung zu melden. Solche Tools senken die Reaktionszeit bei Verdachtsfällen drastisch, denn nicht nur die Datenschutzverantwortlichen profitieren von Echtzeitanalysen, sondern das gesamte Unternehmen.

Exkurs: Falktron GmbH

Auch deutsche Anbieter wie Falktron GmbH setzen mit ihrer Software MaskUI auf die Anonymisierung von Daten. Ziel ist die DSGVO-konforme Nutzung von KI-Anwendungen durch datenschutzzentrierte Prozesse und Technologien (Falktron GmbH). Das Unternehmen hostet seine Lösungen auf EU-Servern, was insbesondere für Firmen in Deutschland von Vorteil ist. So können Sie ein Höchstmaß an Sicherheit und Rechtskonformität erreichen.

Fazit und nächste Schritte

Durchdachte Datenschutzrichtlinien sind ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn Sie Gesundheitsdaten Ihrer Mitarbeitenden verarbeiten. Denn Fehltritte kosten nicht nur Geld, sondern gefährden auch das Vertrauen in Ihrem Haus.

• Legen Sie klare Prozesse fest: Datenerfassung und -speicherung nur für den festgelegten Zweck.
• Stärken Sie technologische Abwehr: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Audits.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Stete Sensibilisierung senkt das Risiko menschlicher Fehler.
• Setzen Sie auf KI und Anonymisierung: Tools wie MaskUI oder die Falktron GmbH mit MaskUI erleichtern Datenschutz und gleichzeitig die Effizienz.

Gute Nachrichten: Diese Aufgaben erscheinen groß, sind aber mit einem strukturierten Ansatz schrittweise umsetzbar. Beginnen Sie am besten jetzt, indem Sie Ihre bestehenden Systeme prüfen und ein erstes Audit planen. Ziehen Sie bei Bedarf Fachleute aus Recht, IT und HR zusammen, um eine passgenaue Datenschutzstrategie zu entwickeln. So profitieren Sie von Zeit- und Kostenersparnissen, ohne dabei Rechte und Privatsphäre Ihrer Beschäftigten zu gefährden. Sie werden sehen, dass sich eine konsequente Umsetzung lohnt.

Zum Weiterlesen empfehlen wir Ihnen unseren Überblick zu Datenschutzrichtlinien für Mitarbeiter. Dort erhalten Sie weitere Einblicke, wie Sie den rechtssicheren Rahmen für alle Mitarbeitendendaten schaffen können.

Mit einem gründlichen Datenschutzprogramm bauen Sie ein stabiles Fundament. Ihre Mitarbeitenden fühlen sich geschützt und respektiert. Gleichzeitig bleiben Sie mit Ihren HR-Prozessen flexibel und innovationsfähig. Starten Sie jetzt und legen Sie den Grundstein für die sichere Verwaltung von Gesundheitsdaten in Ihrem Unternehmen.

Matthias Mut

Experte in KI und Automatisierung bei der Falktron GmbH.

Spaß an Entwicklung, Fortschritt & Rapid Prototyping.

m.mut@falktron.de

Kostenloses Kennenlernen buchen